Makalah Administrasi Sekolah

BAB I

PENDAHULUAN

1.        LATAR BELAKANG MASALAH

Sebagai  anggota  masyarakat  sekolah,  siswa  mempunyai  hak  untuk memperoleh  pelajaran,  mengikuti  kegiatan-kegiatan  tertentu,  menggunakan fasilitas-fasilitas,  memperoleh  bimbingan  dan  sebagainya.  Administrasi kesiswaan  di sekolah  adalah  bagian  dari  kegiatan  administrasi  pendidikan yang  berupa  pengelolaan  data  tentang  siswa  sejak  siswa  itu  masuk  sekolah sampai siswa itu keluar dari sekolah.

Administrasi kesiswaan sangat menunjang kesuksesan dalam kegiatan belajar mengajar dan kelancaran dari proses sekolah yang lebih baik. Oleh karena itu, sangat penting bagi kita dalam mendalami administrasi kesiswaan mulai dari Identifikasi Kegiatan Mengatur Siswa, Jenis-Jenis Kegiatan dalam Administrasi Kesiswaan, Promosi dan Syarat Promosi serta masih banyak lagi yang akan dibahas dalam makalah ini. Permasalahan yang dihadapi dalam banyak sekolah sekarang ini adalah tidak sepenuhnya dalam penerapan administrasi kesiswaan itu.

2.        Batasan Masalah

Pembatasan masalah yang akan di bahas dalam makalah administrasi kesiswaan ini adalah :

Ø  Identifikasi Kegiatan Mengatur Siswa

Ø  Jenis-Jenis Kegiatan dalam Administrasi Kesiswaan

Ø  Promosi dan Syarat Promosi

Ø  Kegiatan Sensus Sekolah

Ø  Masalah Ketidakhadiran

Ø  Penerimaan Siswa Baru

Ø  Pengelolaan Osis

3.        Rumusan Masalah

          Dalam merumuskan masalah dalam Administrasi Kesiswaan perlu di bahas dan mengetahui bagaimana :

·    Identifikasi Kegiatan Mengatur Siswa

·    Jenis-Jenis Kegiatan dalam Administrasi Kesiswaan

·    Promosi dan Syarat Promosi

·    Kegiatan Sensus SekolaH

·    Masalah Ketidakhadiran

·    Penerimaan Siswa Baru

·    Pengelolaan Osis

BAB II

PEMBAHASAAN

A.  ADMINISTRASI KESISWAAN

Suatu penataan/pengaturan segala aktivitas yang berkaitan dengan siswa yaitu mulai dari masuknya siswa sampai dengan keluarnya siswa tersebut dari suatu sekolah/lembaga.

     I. Identifikasi Kegiatan Mengatur Siswa

Mencakup :

a.       Mengatur penerimaan siswa baru :

- Rapat penentuan penerimaan siswa baru.

- Pemasangan pengumuman.

- Pendaftaran siswa baru.

- Penentuan penerimaan.

b.      Pengaturan orientasi siswa baru

c.       Pengaturan siswa sebelum masuk ke kelas pelajaran sesungguhnya :

- Rapat pembagian kelas dengan wali kelas.

- Sesudah upacara 1, siswa masuk kelas bersama wali kelasnya masing-masing.

- Pembentukan/pembagian tugas kelas.

- Penjelasan tentang roster perpustakaan.

d.      Mengatur kepenasehatan memilih program.

e.       Mengatur pelayanan BP kepada siswa.

f.       Mengatur pengelompokan siswa di kelas.

g.      Mengatur presensi dan absensi siswa.

h.      Mengatur kegiatan organisasi siswa.

i.        Mengatur kegiatan ekstrakurikuler.

j.        Mengatur drop out dan promosi siswa

k.      Mengatur pelaksanaan ulangan-ulangan formatif.

l.        Mengatur tes submatif pada tiap akhir semester.

m.    Mengatur penentuan kenaikan kelas dengan norma berlaku.

n.      Mengatur pembagian raport siswa.

    II. Jenis-Jenis Kegiatan dalam Administrasi Kesiswaan

A. Penerimaan siswa baru

Beberapa pedoman yang digunakan dalam penerimaan siswa baru, diantaranya :

1.    Membentuk panitia penerimaan siswa, seperti : ketua umum, ketua pelaksana, sekretaris, bendahara dan anggota yang bertugas mengadakan pendaftaran calon siswa, seleksi, mendaftar kembali siswa yang diterima.

2. Pedoman penerimaan siswa

a.       Pengumuman pendaftaran penerimaan siswa yang dilakukan oleh kepala kantor wilayah departemen P & K setempat melalui mas media yang ada, paling lambat 30 hari sebelum pendaftaran dimulai dan disebar luaskan oleh Kepsek masing-masing.

b.      Pendaftaran calon siswa dilakukan oleh Kepsek melalui pengumuman yang terperinci seperti waktu dan tempat pendaftaran, syarat-syarat yang diperlukan, jenis dan waktu tes diadakan.

c.       Pendaftaran dilakukan selambat-lambatnya 7 hari sesudah pengumuman hasil evaluasi belajar terakhir dari siswa, 8 berlangsung paling lama 15 hari.

d.      Formulir pendaftaran calon siswa supaya disediakan dalam jumlah yang cukup.

e.       Jika jumlah tempat yang tersedia disekolah lebih besar dari jumlah siswa yang akan diterima maka diadakan pendaftaran gelombang berikutnya.

f.       Biaya pendaftaran dapat dipungut berdasarkan kebutuhan riil siswa.

g.      Tempat pendaftaran calon siswa diatur supaya mudah diketahui oleh siswa.

h.      Petugas pendaftaran calon siswa diberi petunjuk dan bimbingan oleh kepsek.

i.        Syarat-syarat pendaftaran calon siswa :

·         Surat keterangan kelahiran.

·         Surat keterangan ksehatan.

·         Salinan/fotocopy STTB terakhir yang telah disahkan oleh yang berwajib.

·         Salinan raport kelas terakhir..

·         Pas foto ukuran 3 x 4 / 4 x 6 secukupnya.

j.        Kepala sekolah bertanggung jawab mendaftarkan siswa lulusannya.

3. Pelaksanaan seleksi siswa

a)      Seleksi, yaitu kegiatan pemilihan calon siswa untuk menentukan diterima/tidaknya calon berdasarkan ketentuan yang berlaku.

b)      Seleksi dapat dilakukan melalui pengamatan : persyaratan pendaftaran, nilai STTB & Raport & hasil test dalam bidang studi tertentu dan relevan.

c)      Seleksi dapat dilakukan melalui persetujuan dari kepala kantor Departemen P & K setempat.

d)     Pelaksanaan test dapat diatur dari kegiatan persiapan, pelaksanaan sampai penentuan calon yang akan diterima untuk memudahkan penilaian.

e)      Pengumuman calon siswa yang dierima.

f)       Pendaftaran siswa.

4. Upacara penerimaan siswa baru, hal-hal yang dijelaskan oleh kepsek adalah

o   Memperkenalkan semua guru dan stafnya.

o   Memperkenalkan semua guru pengurus siswa (osis)

o   Menjelaskan tentang tata tertib sekolah.

o   Menjelaskan fasilitas pendidikan yang dimiliki sekolah.

o   Penjelasan tentang struktur per sekolahan.

B. Pembagian Siswa dalam Kelompok Belajar (Kelas)

Sebagian besar siswa dikelompokan berdasarkan sistem kelas.Disekolah Dasar ada 6 pengelompokkan kelas, sedangkan pada sekolah lanjutan tingkat pertama dan tingkat atas baik sekolah umum/kejuruan ada 3 pengelompokkan kelas dan diberikan pelajaran dengan sistim klasikal.Di negara yang telah maju, dibidang pendidikannya menggunakan sistem pengelompokan yang telah sempurna yang disebut dengan istilah “micro teaching”. Menurut Wiliam A. Jeager dalam pengelompokan siswa ada 2 hal yang penting, yaitu :

1. Fungsi integrasi (memperhatikan semua faktor).

2. Fungsi perbedaan (memperhatikan ciri masing-masing).

C. Kepenasehatan Siswa

Kepenasehatan, yaitu segala macam usaha yang dilakukan oleh penasehat yang bertitik tolak kepada bimbingan, ini dapat berupa nasehat-nasehat, saran-saran, pengarahan, pertimbangan, pendapat-pendapat sehingga siswa didalam merencanakan dan menentukan program studi yang diambilnya dan segala kegiatan yang dilakukan dapat diselesaikan dengan cara yang seefisien dan seefektif mungkin.

          Di dalam pelaksanaan kepenasehatan ada sekolah yang menggunakan sistem kepenasehatan tetap yaitu kepenasehatan yang dilakukan terus menerus mulai dari permulaan siswa masuk sekolah sampai siswa tamat belajar.Dan ada pula sekolah yang menggunakan sistim pergantian yaitu pada saat tertentu diadakan perubahan dalam rangka penyesuaian dengan periode tertentu.

D. Bimbingan dan Penyuluhan

1. Hakekat bimbingan

          Bimbingan, yaitu proses bantuan yang diberikan pada siswa dengan memperhatikan kemungkinan dan kenyataan tentang adanya kesulitan yang dihadapi dalam rangka perkembangan yang optimal, sehingga mereka memahami dan mengarahkan diri serta bertindak dan bersikap sesuai dengan tuntutan dan situasi lingkungan sekolah, keluarga dan masyarakat.

2. Prinsip bimbingan

a.       Prinsip umum, yaitu bahwa sikap dan tingkah laku terbentuk dari segala aspek kepribadian yang unik dan kompleks.

b.      Prinsip khusus, yaitu yang berhubungan dengan individu (program bimbingan berpusat pada murid) dan yang berhubungan dengan individu yang dibimbing (petugas hendaknya menggunakan informasi yang tersedia mengenai individu yang dibimbingnya).

3. Tujuan pelayanan bimbingan

a.       Tujuan umum, yaitu mengembangkan pengertian dan pemahaman diri dalam kemajuan di sekolah.

b.      Tujuan khusus, yaitu mengatasi kesulitan dalam menyalurkan kemampuan dan bakat murid secara tepat.

4. Fungsi bimbingan

a.       Fungsi penyaluran, yaitu fungsi bimbingan dalam membantu siswa untuk memilih jurusan sekolah.

b.      Fungsi pengadaptasian, yaitu fungsi bimbingan dalam membantu guru dalam menyampaikan pelajaran yang disesuaikan dengan bakat, minat dan kepribadiannya.

c.       Fungsi penyesuaian, yaitu membantu siswa untuk memperoleh penyesuaian pribadi yang lebih baik.

5. Ruang lingkup bimbingan

          Ruang lingkup bimbingan yaitu bimbingan dilakukan untuk melayani siswa menghadapi kesulitannya dan membantunya dalam membuat rencana/mengambil keputusan sendiri dengan menyertakan guru dan personel sekolah lainnya dalam membantu siswa.

6. Kegiatan-kegiatan bimbingan

ü  Bimbingan pendidikan bertujuan membantu siswa memilih program yang tepat.

ü  Bimbingan belajar, yaitu memberikan bantuan kepada siswa yang mengalami kesulitan belajar.

ü  Bimbingan jabatan, yaitu proses membantu seseorang dalam memahami gambaran dunia kerja.

ü  Bantuan dalam kesulitan belajar.

ü  Sarana dan mekanisme bimbingan.

ü  Fasilitas dan anggaran seperti fasilitas ruangan dan perlengkapannya serta fasilitas adm pelayanan.

E. Pengaturan Program Kurikuler

Kegiatan kurikuler, yaitu semua kegiatan yang telah ditentukan di dalam kurikulum yang pelaksanaannya pada jam-jam pelajaran.Sedangkan ekstrakurikuler yaitu kegiatan yang dilaksanakan diluar ketentuan yang telah ada didalam kurikulum.

F. Tata Tertib Sekolah

Yaitu ketentuan yang mengatur kehidupan sekolah sehari-hari yang mengandung sangsi-sangsi terhadap pelanggarannya. Menurut instruksi Menteri P & K RI tanggal 1 Mei 1974 No. 14/U/1974, tata tertib sekolah :

a.       Upacara bendera yang diadakan pada hari Senin sebelum sekolah dimulai yang diikuti oleh semua pelajar, kepsek, guru, tenaga teknis dan tenaga administrasi. Upacara dipimpin oleh kepsek/guru yang ditunjuk dan disertai dengan nyanyian lagu Indonesia dan diikuti dengan mengheningkan cipta dan harus dilakukan dengan khidmat dan tertib.

b.      Untuk para pelajar, ada tugas dan kewajibannya dalam kegiatan inra sekolah seperti para pelajar harus datang sebelum pelajaran dimulai, berpakaian sesuai dengan ketentuan dari sekolah, selain itu pelajar juga harus mematuhi larangan-larangan dan sangsi-sangsi yang ditetapkan oleh sekolah seperti para pelajar tidak diperbolehkan meninggalkan pelajaran tanpa ijin, pada saat pelajaran sedang berlangsung dan diberi sangsi peringatan secara langsung pada pelajar dan sebagainya.

c.       Pelanggaran tata tertib sekolah seperti : siswa datang terlambat, melalaikan tugas, dll.

G. Mengatur Kegiatan Organisasi

a.       Sistem kerja organisasi, mengharuskan adanya kerja sama setiap petugas sesuai dengan klasifikasi tugas-tugas yang telah ditetapkan dan saling memberi informasi serta saling menghormati antara sesama anggota.

b.      Sistem komunikasi, setiap murid yang membawahi seksi hendaknya selalu memberikan informasi dapat mengetahui sejauh mana pelaksanaan tugas itu mencapai tujuan, sehingga pimpinan dapat mengetahui keseluruhan tugas pelaksanaannya dan sebaliknya pimpinan berkewajiban pula untuk mengetahui hal-hal yang tidak diinginkan.

c.       Materi kegiatan, pemberian materi kegiatan tidak boleh bertentangan dan mengganggu kegiatan primer anak. Guru harus dapat menyesuaikan dengan kebutuhan serta minat anak.

H. Mengatur Keluar Masuknya dalam Sekolah

Untuk mempermudah jalannya peninjauan murid diperlukan beberapa buku seperti standar book/buku induk, buku tabelaris/kas, absensi dan mutasi, daftar honorium, daftar nilai, buku inventaris, agenda dan ekspedisi, buku tamu dan arsip dan laporan bulanan untuk mengetahui maju mundurnya murid dan sekolah tiap bulan. Sedangkan bagi anak yang keluar karena tamat/pindah sekolah harus dicatat dalam standar book tanggal keluarnya, sebab-sebab keluar dan dicatat juga dalam raport murid yang bersangkutan, mutasi, absensi, buku uang sekolah dsb, dan pada akhir bulan dimasukkan pada laporan bulanan untuk mengetahui jumlah anak yang ada pada akhir bulan dan keadaan keluar masuknya pada akhir bulan.

III. Promosi dan Syarat Promosi

Promosi yaitu kegiatan dilakukan untuk menilai kemajuan siswa maka digunakan standar tertentu.Jadi anak bisa naik ketingkat/kelas yang lebih tinggi, apabila sudah mencapai standar tersebut, namun apabila seorang anak tidak dapat mencapai standar itu tidak dapat naik kelas.

Syaratnya yaitu agar anak dapat naik kelas, ia harus mencapai nilai tidak kurang dari 70% untuk sesion 865% untuk mata pelajaran selama setahun itu. Kalau tidak mencapainya anak tidak dinaikan.Mata pelajaran umum itu yaitu berhitung, bahasa inggris, membaca, geografi, sejarah, kesehatan, civics dan bussines metode.

IV. Kegiatan Sensus Sekolah

Sensus sekolah yaitu salah satu usaha kepala sekolah mengumpulkan informasi yang digunakan dalam merencanakan bidang-bidang program pendidikan di sekolah seperti :

a.       Budget sekolah tergantung pada jumlah murid.

b.      Batas daerah anak yang masuk sekolah berubah-ubah.

c.       Jumlah guru tergantung jumlah murid.

d.      Transportasi dan fasilitas harus diberikan kepada murid.

e.       Keadaan rumah anak.

f.       Penerangan kelas.

g.      Bangunan sekolah berdasarkan pada jumlah murid dan kebutuhan pendidikannya.

h.      Perlunya buku teks, bahasa dan peralatan.

i.        Jumlah anggota staff tergantung registrasi murid untuk masing-masing mata pelajaran.

j.        Pembuatan jadwal perlu mengetahui registrasi murid.

V. Masalah Ketidakhadiran

Besarnya absensi biasanya disebabkan oleh beberapa kemungkinan, antara lain :

1. Situasi sekolah yang tidak menyenangkan.

2. Kurang dapat memberikan pelayanan yang memuaskan.

3. Kurang memperhatikan/memenuhi kebutuhan siswa.

4. Sikap didalam proses PBM kurang sesuai.

5. Kesehatan anak kurang terjaga.

6. Keadaan rumah tangga.

7. Orang tua murid kurang memperhatikan anaknya.

Mengenai sebab-sebab ketidakhadiran murid disekolah dapat ditinjau dari beberapa sumber :

• Dilihat dari segi tanggung jawab rumah tangga :

§  Orang tua keduanya bekerja.

§  Keadaan darurat dari rumah (kemampuan).

§  Rumah tangga yang sukar mengadakan penyesuaian sosial.

§  Keluarga yang selalu berpindah-pindah dari satu daerah ke daerah lain.

§  Keadaan tempat tinggal yang jauh.

§  Salah satu anggota keluarga yang sakit/meninggal.

§  Kekurangan makanan dalam keluarga.

§  Pengaturan keadaan ekonomi rumah tangga yang salah.

• Dilihat dari segi tanggung jawab sekolah

§  Keadaan gedung dan peralatan

§  Sekolah sukar menciptakan suasana yang menyenangkan.

§  Biaya dan pungutan uang sekolah yang terlalu tinggi.

§  Kurangnya bimbingan dan orientasi dari guru-guru kepada murid-murid baik secara kelompok/individu.

§  Kurangnya fasilitas termasuk pemeliharaan kesejahteraan sekolah.

§  Bangunan sekolah yang terpencil.

§  Kurang/tidak ada transportasi sekolah.

§  Program sekolah tidak menarik perhatian.

§  Penentuan tempat sekolah yang kurang bijaksana.

• Dilihat dari segi tanggung jawab murid-murid itu sendiri :

§  Lupa minta ijin dari sekolah.

§  Tidak memiliki moral yang baik.

§  Pertentangan antara murid dengan murid.

§  Terus menerus sakit.

§  Pengangkatan bagi murid secara individual yang tidak terjamin.

§  Membolos secara berkelompok atas pengaruh seorang teman yang suka melanggar peraturan.

• Dilihat dari segi tanggung jawab masyarakat

§  Masalah/kekacauan dalam kehidupan masyarakat.

§  Jalan menuju sekolah susah ditempuh/terhalang.

§  Pengaruh pemasukan masyarakat.

§  Pengangkatan umum yang kurang.

VI. Penerimaan Siswa Baru

Beberapa kegiatan yang dilakukan dalam penerimaan siswa baru, diantaranya:

1. Penetapan daya tampung sekolah

Ditetapkan oleh rapat sekolah/panitia penerimaan siswa baru, yayasan/pihak kantor wilayah yang melakukan pembatasan jumlah maksimal di suatu sekolah. Penetapan daya tampung ini dapat juga dilakukan dengan menghitung banyaknya bangku yang tersedia dikalikan dengan muatan bangku dihubungi siswa yang tinggal kelas.

2. Penetapan syarat calon siswa, seperti :

»        Surat keterangan kelahiran.

»        Surat tanda tamat belajar/nilai ebtanas murni dan salinan raport kelas tertinggi/kelas terakhir (untuk SLTP keatas).

»        Surat keterangan kesehatan dari dokter.

»        Surat keterangan kelakuan baik dari sekolah/kepolisian.

»        Mengisi formulir pendaftaran.

»        Pas foto.

»        Membayar uang pendaftaran.

3. Penetapan panitia penerimaan siswa baru

Penetapan siswa baru yaitu kegiatan sekolah yang sifatnya insidental, hanya dilaksanakan satu kali dalam satu tahun. Adapun kegiatan yang dilakukan oleh panitia penerimaan siswa baru adalah sebagai berikut :

a. Mengadakan publikasi.

b. Mempersiapkan formulir pendaftaran.

c. Menerima dan melayani pendaftaran.

d. Melaksanakan penyaringan.

e. Pengumuman calon yang diterima.

f. Pendaftaran kembali calon yang diterima.

g. Membuat laporan pertanggung jawaban.

VII. Pengelolaan Osis

Pengurus OSIS bertugas :

1)          Menyusun dan melaksanakan program kerja sesuai dengan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga OSIS; dan dari perwakilan kelas;

2)      Selalu menjunjung tinggi nama baik, kehormatan dan martabat sekolah tempat mereka belajar; dan

3)      Menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban Kepada rapat perwakilan kelas pada akhir masa jabatanya.

Perincian tugas masing-masing pengurus OSIS :

a.       Ketua bertanggungjawab sepenuhnya terhadap jalanya organisasi yang dipimpinya.

b.      Seorang wakil ketua mewakili ketua apabila berhalangan dan mengkoordinasikan kegiatan :

¨      Sekertariat

¨      Bidang ketaqwaan terhadap Tuhan YME,

¨      Bidang kehidupan berbangsa dan bernegara

¨      Bidang pendidikan pendahuluan bela negara; dan

¨      Bidang kepribadian dan budi pekerti luhur

4)      Seorang wakil ketua mewakili ketua apabila berhalangan dan mengkoordinasikan

5)      Sekretaris bertanggung jawab terhadap pengelolaan administrasi organisasi

6)      Wakil sekretaris I membantu tugas-tugas sekretaris dan tugas-tugas seorang wakil ketua

7)      Wakil sekretaris II membantu tugas-tugas sekretaris dan tugas-tugas seorang wakil ketua II

8)      Bendahara bertanggungjawab terhadap pengelolaan keuangan organisasi

9)      Wakil bendahara membantu tugas-tugas bendahara.

10)  Para Sekretaris bidang bertugas melaksanakan program kerja dibidangnya masing-masing

BAB III PENUTUP

1. KESIMPULAN

Administrasi kesiswaan adalah Suatu penataan/pengaturan segala aktivitas yang berkaitan dengan siswa yaitu mulai dari masuknya siswa sampai dengan keluarnya siswa tersebut dari suatu sekolah/lembaga.

Jenis-Jenis Kegiatan dalam Administrasi Kesiswaan

- Penerimaan siswa baru

- Pembagian Siswa dalam Kelompok Belajar (Kelas)

- Kepenasehatan Siswa

- Bimbingan dan Penyuluhan

- Pengaturan Program Kurikuler

- Tata Tertib Sekolah

- Mengatur Kegiatan Organisasi

- Mengatur Keluar Masuknya dalam Sekolah

2. SARAN

a. Saran Untuk Sekolah

Dalam kegiatan sekolah baik yang menyangkut kegiatan belajar mengajar serta kegiatan ekstrakurikuler siswa lainnya, di harapkan sekolah mampu menerapakan bagaimana administrasi siswa yang sebaiknya.

b. Saran Untuk Guru

Peran guru dalam administrasi siswa juga sangat penting, tidak Cuma bagi staf sekolah lainnya.Namun guru sangat menunjang kesuksesan sekolah yang dimana guru lebih mempunyai kedekatan terhadap siswanya sendiri.

Demikianlah makalah ini dibuat, semoga dapat memberikan menfaat yang sangat banyak bagi pembaca terutama dalam menambah pengetahuannya dalam bidang admnistrasi kesiswaan.Pemakalah merasa disana sini masih banyak kekurangan dari makalah ini, pemakalah berharap kritikan dan sarannya untuk kesempurnaan makalah selanjutnya.